Gestão documental
A partir da II Guerra Mundial, com o avanço da ciência e tecnologia, a
produção de documentos cresceu a níveis muito elevados que superaram em muito
a capacidade de controle e organização das empresas, que se viram forçadas a
desenvolver trabalhos e buscar soluções para a gestão destes acervos acumulados.
A solução para resolver o acúmulo das massas documentais, vulgarmente
conhecidas como arquivos mortos, é um dos grandes desafios da arquivística no
Brasil. Trata-se de uma situação que se repete angustiantemente em todo o país.
Qualquer organização pública ou privada, com mais de dois anos de existência,
convive com o dilema do que fazer com a documentação acumulada no decorrer de
suas funções. O poder público em suas várias esferas, a área privada e mesmo
pessoas físicas em seus escritórios ou residências são forçadas a guardar cada vez
maior quantidade de documentos” (LOPES, 1993).
A sua regulamentação pela Lei Federal n.º 8.159, conceituando esta teoria
da seguinte forma “Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimentos para guarda permanente”.
Analisando-se este conceito pode-se extrair três importantes momentos na
gestão documental que são a produção, utilização e avaliação para a determinação
do destino destes documentos. Esta determinação deve ser embasada pelo uso da
Tabela de Temporalidade que é o instrumento normativo, elaborado por
profissionais, das mais diversas áreas, principalmente a jurídica, administrativa e
contábil, com auxílio de historiador e sob a coordenação do arquivista.
A tabela de Temporalidade determinará os prazos que cada documento deve
ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em
que o documento se encontra, será enviado para o:
a) Arquivo corrente - é aquele em que os documentos são
freqüentemente utilizados. Neste momento o arquivo responde muitas
vezes pelo recebimento, registro, distribuição, expedição e
arquivamento de documentos.
b) Arquivo intermediário - neste momento os documentos não estão
mais em uso corrente, seu arquivamento é transitório e a função deste
arquivo é principalmente assegurar a preservação guardando
temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos
estabelecidos pelas comissões de análise sendo eliminado ou
guardado definitivamente, para fins de prova ou pesquisa.
c) Arquivo permanente - no momento em que os documentos “perdem”
seu valor administrativo, aumenta a sua importância histórica, e não
se pode separar estes arquivos em dois momentos: administrativo e
histórico, pois os documentos que hoje são administrativos amanhã
serão históricos, mas a qualquer momento poderão tornar-se
novamente administrativos por vários motivos. Sua função é a de
reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta de
documentos oficiais não-correntes, tornando-os acessíveis e úteis no
momento em que solicitados seja para atividades administrativas ou
históricas.
De um modo geral, seja pôr necessidade cotidiana ou legal, os empresários
estão sentindo a necessidade premente de possuírem sua documentação organizada
e preparada pra eventuais fiscalizações internas e externas, como a classificação da
série ISO 9000.
Com o constante crescimento no volume de documentos, se fez necessária a
pesquisa para o desenvolvimento de novas técnicas e suportes para arranjo e
armazenamento e disponibilizarão de documentos. Dentre os mais utilizados
podemos destacar a microfilmagem e o gerenciamento eletrônico de documentos,
por meio da digitalização e utilização de software para controle, a seguirão
apresentadas estas duas soluções.
2.2.1 Microfilmagem
A validade legal da microfilmagem no Brasil se deu em 08 de maio de 1968
com a lei do microfilme de número 5.433, regulamentador da respectiva lei, sendo
atualizada pelo decreto 1.799 de 1996.
Devido à sua capacidade de compactação, durabilidade, custo previsível e
simplicidade tecnológica, o microfilme desde a sua criação, na década de 1970, não
sofreu grandes alterações e foi escolhido para preservação dos documentos de
arquivo (FARIA FILHO, 2000).
Para a adoção da microfilmagem, deve-se considerar vários elementos, tais
como, custo/benefício, vantagens e desvantagens de sua utilização como
instrumento tecnológico para auxiliar não só na preservação dos originais, mas
também na garantia da segurança do acervo e agilizar a utilização. Para que o
serviço de micrografia seja implantado com eficiência/eficácia se faz necessário
antes de tudo a organização arquivística dos documentos, com a utilização de
catálogos (eletrônicos ou manuais) para a organização destes, bem como a
implantação de critérios para a avaliação e seleção do acervo.
Vive-se em plena em plena era da explosão da produção da informação e as
espécies documentais mensuráveis por unidade, vêm se avolumando em
quantidades impressionantes, dentre elas os negativos e as ampliações fotográficas,
os mapas e as plantas, os vídeos, os filmes os disquetes as fitas magnéticas de som
e as de computador e até mesmo o microfilme (LOPES, 1993).
A microfilmagem apresenta para a preservação dos documentos vantagens
incontestáveis, mas em relação ao acesso existem alguns problemas, que podem ser
considerados graves, tais como a questão de que somente podem ser utilizados em
locais onde se possua equipamento específico, sua leitura é morosa, existem
dificuldades de manuseio dos documentos e as cópias têm qualidade inferior ao
original.
Por esta razão é que sistemas híbridos que conjugam a micrografia com os
atuais sistemas eletrônicos para armazenamento de documentos vêm cada vez mais
sendo utilizados, pois, a utilização de meios eletrônicos para guarda de documentos
ainda não é totalmente segura.
Revista ACB, Vol. 9, No 1 (2004)
https://revista.acbsc.org.br/index.php/racb/article/viewArticle/412/523: Consultado em 18-06-2012